モチベーションアップのエバンジェリスト
ウリ坊です。
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業務には本来の役割を果たすコアとなる主体業務
とその他の業務がある。例えば営業マンの使命が売
上目標の達成であれば、主体業務はそれに直接関わ
る業務、即ち、顧客との商談等であり、その他の業務
とは主体業務を遂行するための準備作業や移動時間、
会議、手待ち、書類整理といった内容である。また、
管理者であれば部下指導業務も主体業務になる。
業務改善の目的は生産性の向上であり、その他の
業務の処理効率を高めることで本来の業務である主体
業務により多くの時間を投入し、成果を高めることに
ある。
８つの業務効率を上げる着眼点を以下に紹介する。
| １：業務そのものを無くすことはできないか？ | １人１時間あたりの業務処理コストは変動費と固定費を合わせると一般的に3500円から5000円程度かかる。利用価値が低いものはこの際に思い切ってやめてしまってはどうか。 |
| ２：他の者でやれないか？ | パソコンでのワープロ作業など人によって得意、不得意な業務がある。仕事の中身を作業単位に分解した上で部分的に得意な人に任せたり、アウトソーシングを検討してはどうか。 |
| ３：他の方法で出来ないか？ | 人によってやり方も異なる。会議の場等を利用してベテランや効率のよい社員のやり方を公開し、皆でノウハウを共有化してみてはどうか。 |
| ４：逆の立場で考えたら？ | 業務には多くの場合、顧客や上司など依頼者がいる。つまり相手が了承すればもっと簡素化したり、場合によっては無くすことも可能と言える。固定概念や従来発想を取り払い、一度、依頼者と交渉してみてはどうか。 |
| ５：以前やったものが使えないか？ | 企画書、見積書、計画書など過去に作成されたものを参考に業務を行う。たたき台の有無は業務の処理効率に大きく影響を与える。特に創造する業務は思考に多くの時間を要するものである。経験の浅い者ほど活用効果大。 |
| ６：順番を変えられないか？ | 業務にはクリティカルパスがある。クリティカル・パスとは、業務の開始から終了までをつなぐ経路のうち、最も長い時間がかかる経路のことであり、業務の優先順位を変えることによりこれを最短化することが業務改善となる。 |
| ７：分割してやるか、一気にやるか？ | 旅費精算等、雑用業務を毎日やるのが効率的か、週単位でまとめてやるほうが効率的か、業務処理頻度の検討である。 |
| ８：集中してやれないか？ | 仕事をするのに理想的な時間の区切りは経験則から約９０分と言われる。その間は邪魔が入らないように先行管理で集中できる時間を確保する。つまり雑務を先 に済ませておき、連絡が入りそうな上司や顧客へは前もってこちらから連絡を済ませておく。この時間は考えたり、集中してやらなければ非効率であったり、危 険であったりする作業を優先する。 |
どうだろう？
この８つの着眼点を使って自分の仕事を棚卸ししてみては？
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タグ：モチベーションアップ
